Ein Gericht kann mitten im Service nicht mehr verfügbar sein, während es Gästen weiterhin im Menü angezeigt wird. Diese Diskrepanz kann zu Rückfragen und Enttäuschungen führen und dem Team zusätzliche Arbeit machen. Ein klarer Ablauf hilft kleinen Restaurants und Cafés, ihr QR-Menü zu aktualisieren, wenn ein Gericht nicht verfügbar ist, und sicherzustellen, dass sowohl Mitarbeitende als auch Gäste über die Änderung Bescheid wissen.
Der Ablauf muss nicht von einer automatischen Bestandsüberwachung abhängen. Legen Sie stattdessen fest, wer die Änderung bestätigt, wer das digitale Menü aktualisiert und wie das Team das Ergebnis überprüft. Behandeln Sie die Verfügbarkeit als Serviceinformation, für die jemand verantwortlich ist – genau wie für eine Änderung der Gerichtsbeschreibung.
Warum veraltete Menüangaben für Verwirrung sorgen
Wenn Gäste ein Gericht auf der Speisekarte sehen, können sie davon ausgehen, dass sie es bestellen können. Ist es in der Küche ausverkauft, müssen Mitarbeitende die Diskrepanz erklären und den Gästen bei der Auswahl einer Alternative helfen. Das kann bei gedruckten wie bei digitalen Menüs vorkommen. Ein digitales Menü lässt sich jedoch ohne Neudruck ändern, sobald jemand bestätigt hat, dass der Artikel nicht verfügbar ist.
Unklare Verfügbarkeitsangaben können auch zu Reibungen zwischen Service und Küche führen. Eine Person weiß vielleicht, dass eine Zutat ausgegangen ist, während eine andere weiterhin Bestellungen von einer Speisekarte aufnimmt, auf der das Gericht noch als verfügbar angezeigt wird. Werden diese Informationen nicht zeitnah weitergegeben, muss dieselbe Erklärung möglicherweise während des gesamten Service wiederholt werden.
Eine hilfreiche Aktualisierung der Verfügbarkeit beantwortet eine einfache Frage: Kann ein Gast dieses Gericht gerade bestellen? Beschränken Sie die Änderung auf diese Information. Vermeiden Sie vage Hinweise, die Gäste erst interpretieren müssen, oder den Eindruck, ein Gericht sei verfügbar, nur weil es weiterhin aufgeführt ist.
Festlegen, wer die Nichtverfügbarkeit bestätigt
Legen Sie vor dem Service fest, wer bestätigen darf, dass ein Gericht nicht mehr angeboten werden soll. Wer dafür infrage kommt, hängt davon ab, wie das Restaurant arbeitet. Es kann sich um eine Schichtleitung, eine Küchenleitung oder eine andere Person handeln, die zuverlässig weiß, was zubereitet werden kann. Wichtig ist, dass im Team klar ist, wer diese Entscheidung trifft.
Legen Sie anschließend fest, wer für die Änderung des digitalen Menüs verantwortlich ist. In einem kleinen Team kann dieselbe Person die Nichtverfügbarkeit bestätigen und die Aktualisierung veröffentlichen. In anderen Teams meldet eine Person das Problem, und die Schichtleitung nimmt die Änderung vor. Beides kann funktionieren, sofern die Übergabe direkt erfolgt und die Aktualisierung nicht als informelle Bitte liegen bleibt.
Vereinbaren Sie eine einfache Formulierung, die Mitarbeitende verwenden können, während das Menü aktualisiert wird. Sie können Gästen zum Beispiel mitteilen, dass das Gericht derzeit nicht verfügbar ist, und empfehlen, im Menü nach verfügbaren Alternativen zu schauen. Verwenden Sie eine Formulierung, die zu Ihrem Servicestil passt, und achten Sie darauf, dass Mitarbeitende keine Rückkehrzeit versprechen, sofern diese nicht bestätigt wurde.
Halten Sie das Vorgehen praktikabel. Das Team muss nicht aus jeder nicht verfügbaren Zutat einen komplizierten Prozess machen. Es braucht jedoch ein verlässliches Signal dafür, dass ein Gericht nicht serviert werden kann, und eine klare Zuständigkeit für die Änderung der Kundenansicht.
Verfügbarkeit aktualisieren und Kundenansicht prüfen
Sobald bestätigt ist, dass der Artikel nicht verfügbar ist, aktualisieren Sie seine Verfügbarkeit im digitalen Menü. Mit dem QR-Menü für Restaurants und Cafés können Unternehmen die Verfügbarkeit von Gerichten sofort ändern und auch Menüangaben wie Gerichte und Preise anpassen. So kann das Team eine Änderung veröffentlichen, ohne Menüs neu zu drucken. Das bedeutet jedoch nicht, dass Bestandsdaten das Menü automatisch aktualisieren: Jemand muss die Änderung weiterhin vornehmen und bestätigen.
Prüfen Sie nach der Veröffentlichung das Menü aus Sicht der Gäste. Scannen Sie den QR-Code und sehen Sie sich den betreffenden Abschnitt auf einem Mobilgerät an. Vergewissern Sie sich, dass das nicht verfügbare Gericht nicht mehr als bestellbare Option angezeigt wird, und prüfen Sie die umliegenden Einträge, damit das Menü weiterhin verständlich ist. Wenn Ihr Menü die Nichtverfügbarkeit anders kenntlich macht, kontrollieren Sie, ob die Formulierung auf einen Blick verständlich ist.
Diese Prüfung aus Kundensicht ist wichtig, denn eine Bearbeitung abzuschließen ist nicht dasselbe, wie die Verständlichkeit des Ergebnisses zu bestätigen. Achten Sie auf mögliche Missverständnisse: Könnte ein Gast das Gericht für bestellbar halten? Erweckt das Menü den Eindruck, die ganze Kategorie sei nicht verfügbar, obwohl sich nur ein Gericht geändert hat? Halten Sie Hinweise kurz und konkret.
Es kann hilfreich sein, im Ablauf des Teams drei Schritte zu unterscheiden: bestätigen, dass das Gericht nicht verfügbar ist, das Menü aktualisieren und die Kundenansicht überprüfen. Wird die abschließende Prüfung ausgelassen, könnten Mitarbeitende annehmen, die Änderung sei bereits live, obwohl die Kundenansicht noch nicht kontrolliert wurde. Eine kurze Überprüfung macht den Ablauf auch während einer geschäftigen Schicht verlässlicher.
Eine kurze Übergabenotiz hinterlassen
Eine Änderung der Verfügbarkeit kann länger bestehen bleiben als die Schicht der Person, die sie vorgenommen hat. Hinterlassen Sie eine kurze Übergabenotiz, damit die nächste Schicht weiß, was geändert wurde und entscheiden kann, ob der Eintrag weiterhin als nicht verfügbar gekennzeichnet bleiben soll. Nennen Sie das Gericht, vermerken Sie, dass es als nicht verfügbar markiert wurde, und halten Sie bestätigte Informationen fest, die die nächste Schicht für eine erneute Beurteilung benötigt. Raten Sie nicht, wann es wieder verfügbar sein wird.
Halten Sie die Notiz in dem Kommunikationskanal fest, den Ihr Team bereits für Schichtübergaben nutzt. Es geht nicht darum, ein neues Dokumentationssystem einzuführen, sondern darum, zu verhindern, dass eine Menüänderung beim Schichtwechsel in Vergessenheit gerät. Die Notiz sollte zwischen einem bestätigten Status und einer bloßen Erwartung unterscheiden. „Bei der Übergabe nicht verfügbar; vor der erneuten Freigabe mit der Küche abklären“ ist zum Beispiel hilfreicher als das unbestätigte Versprechen, das Gericht werde bald wieder angeboten.
Zu Beginn der nächsten Schicht sollte die Notiz zur üblichen Eröffnung oder Übergabe gehören. Ist das Gericht weiterhin nicht verfügbar, lassen Sie die Menüangabe unverändert. Bestätigt die Küche, dass es wieder serviert werden kann, kann die zuständige Person es erneut als verfügbar kennzeichnen und die Kundenansicht noch einmal prüfen.
Verfügbarkeit prüfen, wenn sich die Bedingungen im Service ändern
Die Verfügbarkeit bleibt nicht immer den ganzen Tag unverändert. Eine Lieferung, veränderte Zubereitungskapazitäten oder eine weitere aufgebrauchte Zutat können beeinflussen, was die Küche servieren kann. Bitten Sie Mitarbeitende, relevante Änderungen zeitnah der für das Menü zuständigen Person mitzuteilen, statt davon auszugehen, dass sich der digitale Eintrag von selbst aktualisiert.
Nutzen Sie naheliegende Zeitpunkte, um das Menü zu überprüfen: wenn die Küche eine Änderung meldet, bei einer Schichtübergabe oder wenn sich die Bedingungen im Service deutlich ändern. Vermeiden Sie unnötige Bearbeitungen, wenn sich nichts geändert hat. Ziel ist es, das Menü mit dem Angebot des Teams in Einklang zu halten, nicht um der Schritte willen weitere Schritte einzuführen.
Wird ein Gericht wieder verfügbar, bestätigen Sie dies mit dem zuständigen Teammitglied, bevor Sie seinen Status ändern. Prüfen Sie anschließend die Kundenansicht. In beide Richtungen gilt derselbe einfache Ablauf: bestätigte Änderung, Menüaktualisierung, Prüfung der Kundenansicht und Übergabe, falls der Status später noch beachtet werden muss.
Klare Verfügbarkeitsangaben sind eine Teamgewohnheit
Um ein QR-Menü zu aktualisieren, wenn ein Gericht nicht verfügbar ist, braucht die Änderung eine zuständige Person. Bestätigen Sie den Status des Gerichts, aktualisieren Sie seine Verfügbarkeit, prüfen Sie das Menü aus Sicht der Gäste und geben Sie einen noch offenen Status bei der Schichtübergabe weiter. Überprüfen Sie die Angabe erneut, wenn sich die Bedingungen im Service ändern, statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen oder anzunehmen, dass das Menü den Bestand automatisch abbildet.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Änderungen der Menüverfügbarkeit ohne Neudruck zu veröffentlichen, können Sie die QR-Menü-App ansehen. Ein einheitlicher Arbeitsablauf im Team hilft dabei, die Informationen für Gäste klar und für Mitarbeitende nützlich zu halten.